Een van de toezichthouders vertelt: “Ik deed controle bij een kapsalon en kreeg de vraag: moeten jullie niet naar Tata Steel?” Maar juist dit soort bedrijven konden we voorheen moeilijk meenemen. Met administratief toezicht lukt dat nu wél, zonder dat we er fysiek langs hoeven.”
De toezichthouders begonnen in 2025 met administratief toezicht. Zij controleren bedrijven op afstand. Alleen als een bedrijf niet reageert of als er twijfels zijn, volgt een fysieke controle. De focus ligt daarbij op minder risicovolle bedrijven, zoals kantoren, kleine bedrijfjes en scholen. Denk aan locaties met eenvoudige installaties zoals een cv-ketel of een kleine airco.
Efficiënter werken: meer doen in minder tijd
De grootste winst van deze manier van werken zit in de efficiëntie. Waar een fysieke controle inclusief administratie al snel een volledige werkdag kost, ronden de toezichthouders in dezelfde tijd ongeveer drie administratieve controles af. Die efficiëntieslag heeft directe gevolgen voor de organisatie. Doordat we administratieve controles oppakken, ontstaat er meer ruimte voor andere inspecteurs om zich te richten op fysieke inspecties bij de complexere en impactvolle bedrijven.
Zo werkt administratief toezicht
De werkwijze van administratief toezicht is gestructureerd en grotendeels digitaal. Bedrijven ontvangen een mail met uitleg en een checklist. Bedrijven leveren vervolgens de gevraagde informatie en documenten aan, zoals keuringscertificaten, waarna de toezichthouders deze op afstand beoordelen. Soms nemen de toezichthouders nog telefonisch contact op om dingen toe te lichten of samen door te nemen. In een enkel geval rijden ze langs voor een zogenaamde gevelcheck, bijvoorbeeld om te verifiëren of een bedrijf nog bestaat of om een eerste indruk te krijgen van de situatie.
Ondernemers meestal positief
Ondernemers reageren verschillend op deze manier van toezicht houden. Veel bedrijven vinden het prettig dat ze de informatie kunnen aanleveren op een moment dat het hen uitkomt, zonder dat ze een afspraak hoeven in te plannen of iemand over de vloer krijgen. Tegelijkertijd zijn er ook ondernemers die het in eerste instantie minder zien zitten en het gevoel hebben dat het extra werk oplevert. Soms leidt dat tot weerstand, maar meestal draait dat bij nadat er persoonlijk contact is geweest en wordt uitgelegd wat de bedoeling is.
Frans Kreekel is hoofd facilitair op het Sint Ignatius Lyceum in Amsterdam en hij is te spreken over de administratieve controle. “Deze manier van toezicht werkt voor mij prettig. Het kost me veel minder tijd dan wanneer een inspecteur fysiek langs komt en ik kan zelf bepalen wanneer ik de informatie verzamel. Dankzij de checklist is bovendien meteen duidelijk welke documenten nodig zijn.
Ook Bob van Rooijen, medewerker Vastgoed en Facilitair bij Stichting ODION, ziet duidelijke voordelen in administratief toezicht. “Het scheelt tijd en maakt het mogelijk om veel instellingen efficiënt te controleren. Tegelijkertijd denk ik dat het belangrijk blijft om steekproefsgewijs ook fysiek langs te gaan. Een checklist is daarbij een handig hulpmiddel. Het contact met de toezichthouder verliep prettig; ze kwam haar afspraken na en was goed bereikbaar.
Concrete impact op het milieu
Naast efficiëntie levert deze manier van werken ook concrete milieuwinst op. Een van de administratief toezichthouders ziet dat in haar dagelijkse werk terug. “Je komt er regelmatig achter dat installaties al jaren niet gekeurd zijn. En dan krijg ik echt een kick als zo’n keuring alsnog wordt uitgevoerd.” Ze noemt het voorbeeld van een school waar een installatie al sinds 2022 niet meer was gekeurd. “Het heeft moeite gekost, maar uiteindelijk is het nu geregeld. Dan denk je: hier lopen kinderen rond, dit móet gewoon goed zijn.”
Werk dat er toe doet
Wat hun werk zo interessant maakt? Het contact met bedrijven én het gevoel dat ze echt iets bijdragen. “Je merkt dat je verschil maakt,” vertelt een van de administratief toezichthouders. “Voor het milieu, maar ook doordat collega’s ruimte krijgen om zich te richten op de zaken waar de grootste risico’s zitten.”